VIES: jak ověřit DIČ firmy z EU před vystavením faktury

Přijde vám první objednávka od firmy z jiného státu EU. Odběratel pošle fakturační údaje a DIČ, a než podle nich vystavíte fakturu, ověřte číslo v oficiálním formuláři VIES Evropské komise a uložte si odpověď.

VIES (VAT Information Exchange System) ověřuje platnost DIČ pro přeshraniční obchod v EU dotazem do národních databází, přičemž zkratka VAT ID znamená identifikační číslo pro DPH. Služba vám ale neřekne, zda zákazník zaplatí nebo zda převzal zásilku. Její rozsah popisuje Evropská komise na Your Europe.

Nejsem daňový poradce. Vycházím z úředních návodů a dokumentace aplikací, a pokud narazíte na nesrovnalost, doporučuji potvrdit údaje s odběratelem a daňový režim obchodu probrat s účetní či daňovým poradcem. Kladná odpověď VIES sama o sobě fakturu bez DPH neodůvodňuje.

Jak ověřit DIČ firmy z EU ve VIES krok za krokem

Ve formuláři Evropské komise vyplníte stát registrace a DIČ zákazníka. Svůj stát a DIČ můžete doplnit do polí žadatele; podle návodu nizozemské daňové správy Belastingdienst jsou tyto údaje nepovinné.

1. Otevřete oficiální VIES na doméně ec.europa.eu. Připravte si DIČ od odběratele spolu s jeho fakturačními údaji.
2. Vyberte stát, který DIČ vydal. Rozhoduje registrace k DPH. Jazyk zákazníkova e-mailu ani adresa, kam posíláte zásilku, vám stát registrace nepotvrdí.
3. Vyplňte část DIČ za předponou země, pokud předponu zadáváte samostatným výběrem státu. Porovnejte zápis s údajem od zákazníka.
4. Doplňte případně vlastní stát a DIČ do polí žadatele. Spusťte ověření a přečtěte celou odpověď, včetně chybového hlášení.
5. Uložte výsledek s datem a přesným časem dotazu. Obsahuje-li referenční číslo ověření, ponechte v záznamu i to.

Má zákazník jinou fakturační a dodací adresu? Ujasněte si, která firma objednává a na koho vystavíte doklad. Podobný název dvou firem není důvod kopírovat DIČ ze staršího kontaktu, vezměte si údaje ke konkrétnímu odběrateli.

Číslice nezkoušejte měnit odhadem a překlep opravte podle údajů, které zákazník potvrdil. Evropská komise v popisu VAT ID uvádí, že státy používají vlastní formáty a čísla mohou obsahovat i písmena, takže správný vzhled ještě nepotvrzuje platnou registraci.

Co znamená platné DIČ, neplatné DIČ a nedostupná služba?

Čtěte přesné znění odpovědi, protože při výpadku nemáte výsledek kontroly, zatímco u neplatného DIČ služba odpověděla záporně a důvod musíte zjistit s odběratelem. Evropská komise na Your Europe upozorňuje, že změny registrace se do národních databází mohou promítnout se zpožděním.

Prázdné pole pro adresu tedy samo o sobě neznamená nesrovnalost. Belastingdienst například uvádí, že ve formuláři nelze ověřit název a adresu německých zákazníků, jejich DIČ ale zkontrolovat lze, takže chybějící adresu a neplatné číslo posuzujte zvlášť.

Co dělat, když DIČ neprojde nebo nesedí firma?

Začněte u odběratele a pošlete mu přesné DIČ, které jste zadali, spolu se zněním odpovědi VIES. Některé daňové správy, například řecká AADE, odkazují při neplatném čísle nebo neshodě údajů zákazníka na jeho vlastní daňový úřad.

Vyžádejte si potvrzení DIČ pro obchod uvnitř EU a fakturačního názvu firmy. Otázka „Máte registrovanou firmu?“ vám tady nepomůže, protože potřebujete potvrdit, že používáte správné identifikační číslo pro DPH právě tohoto odběratele.

Jestli zákazník číslo potvrdí a nesrovnalost trvá, požádejte ho, aby kontaktoval svou daňovou správu. DIČ vydávají úřady jednotlivých států, jak vysvětluje Evropská komise, a VIES jejich registraci neopraví ani vám nepřidělí nové číslo.

Při technickém výpadku dotaz zopakujte později. Pokud se nedaří vyřešit údaje nebo registraci, předejte účetní uložený výstup a komunikaci s odběratelem.

Automatické přepnutí na českou DPH podle červeného hlášení bych nedoporučil, protože takový postup vůbec neřeší, co dodáváte a jaké postavení má odběratel. Právě tyto informace účetní potřebuje k posouzení faktury.

Jak uložit výsledek ověření k faktuře

Finanční správa doporučuje ukládat výsledek včetně přesného času dotazu, například snímkem obrazovky, a její obrázkový návod ukazuje postup pomocí nástroje Výstřižky.

Doporučuji dát soubor do složky zákazníka, propojit ho s objednávkou či fakturou a zachovat ověřované DIČ i celou odpověď spolu s datem, časem a případným identifikátorem dotazu. Snímek neořezávejte na samotné slovo „platné“. Později z něj potřebujete poznat, koho jste ověřovali.

Modelový příklad: u objednávky 2026-148 uložíte snímek obrazovky pod názvem 2026-148_VIES.png a ve své evidenci jej přiřadíte k vydané faktuře. Číslo objednávky je jen ukázka pojmenování. Jestli místo snímku tisknete odpověď do PDF, zkontrolujte náhled: když tisk část odpovědi vynechal, uložte raději čitelný snímek obrazovky.

Kdo u vás záznam uloží? Jestli objednávku přijímá obchodník a fakturu vystavuje kolega, domluvte jim společné místo pro podklady, jinak může kontrola skončit v e-mailu člověka, který zrovna není v práci. Účetní předejte výstup, pouhá zpráva „DIČ je v pořádku“ jí obsah dotazu neukáže. Takto bych si záznamy uspořádal; nejde o předepsaný způsob archivace.

Při dalším ověření starší soubor nepřepisujte a do názvu přidejte datum a čas, abyste výsledky rozlišili i bez otevírání. Skončil první pokus technickou chybou a druhý uspěl? Ponechte oba záznamy s krátkou poznámkou, stačí takovou, které porozumí i kolega, jenž objednávku nezpracovával.

Samotný odkaz na formulář VIES místo uloženého výstupu nestačí.

Finanční správa také upozorňuje, že informace o registraci samy neprokazují nárok na osvobození od DPH, takže výstup VIES ukládejte společně s ostatními podklady k obchodu.

Znamená platné DIČ automaticky fakturu bez DPH?

Ne. Pro daňový režim potřebujete znát i samotné plnění, a Finanční správa rozlišuje dodání zboží podle § 64 a služby s místem plnění podle § 9 odst. 1 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH.

Představte si český e-shop, plátce DPH, který posílá zboží slovenskému firemnímu zákazníkovi. Vedle ověření DIČ musí pro osvobození řešit skutečné odeslání nebo přepravu zboží do jiného členského státu a splnění dalších zákonných podmínek. Snímek z VIES doklady o přepravě nenahradí.

U marketingové služby vypadá posouzení jinak. Česká OSVČ ji poskytuje podnikateli v jiném státě EU a potřebuje určit místo plnění podle pravidel pro služby. Rozhoduje také postavení odběratele; podle konkrétního případu se řeší přenesení daňové povinnosti. Finanční správa u příslušných přeshraničních služeb popisuje i povinnosti identifikované osoby.

Zboží a služby rozlišujte.

Podrobnosti najdete v hesle přenesená daňová povinnost (reverse charge). U svého obchodu nechte účetní nebo daňového poradce posoudit druh plnění i vaše registrační povinnosti, samotná kontrola DIČ tyto otázky nezodpoví.

VIES, Registr DPH a ARES odpovídají na jiné otázky

Když hledáte českou firmu v ARES, ověřujete jiné údaje než při kontrole zahraničního DIČ ve VIES. Rozsah jednotlivých služeb popisují Finanční správa a Ministerstvo financí.

Nález firmy v ARES platnost jejího zahraničního DIČ nepotvrdí, zatímco pro české zákazníky slouží odpovídající registry, jejichž využití rozebírají fakturační údaje a jejich ověření v ARES. U předloženého DIČ otevřete VIES. Platí to pro obchod v EU.

Jak s kontrolou DIČ pomáhají iDoklad a Fakturoid?

iDoklad i Fakturoid podle své dokumentace ověřují DIČ při práci s kontaktem. Níže popisuji funkce, které v ní uvádějí. Sám jsem je pro tento návod netestoval.

Fakturoid v nápovědě uvádí automatický dotaz do VIES při zadání DIČ během vytváření nebo úpravy kontaktu, zvlášť pak popisuje kontrolu formátu čísla. Pozor na jeho upozornění: když nerozpozná předponu země, může DIČ uložit bez ověření, takže samotný uložený kontakt ještě nepotvrzuje, že dotaz proběhl. Kontrolu VIES najdete také v přehledu tarifů.

Barevné výsledky pod polem DIČ popisuje iDoklad v dokumentaci adresáře. U států EU kromě ČR a Slovenska označuje zelená platné DIČ a červená neplatné, modrá pak znamená, že platnost nelze zjistit, a stejnou funkci pro plátce z jiné země EU uvádí i ceník iDokladu. Barvy se týkají zahraničního DIČ. Hodnocení spolehlivosti českého plátce má jiný význam.

Jestli už v některém z programů fakturujete, využijte jeho kontrolu a přečtěte si podrobnosti odpovědi, kvůli jednorázovému ověření bych ale předplatné nepořizoval a začal oficiálním formulářem Evropské komise. Tarify a další funkce rozebírá recenze iDokladu. Případně je porovnejte v ceníku Fakturoidu.

Jsem v affiliate programu iDokladu. Z partnerského odkazu mohu získat provizi; mé doporučení to nemění.

Co si zkontrolovat před odesláním faktury firmě z EU?

Přečtěte si výsledek VIES. Porovnejte fakturační údaje se zákazníkovým zadáním a pak zkontrolujte, že máte uložený celý výstup a že se k němu účetní dostane společně s podklady k obchodu. Takové předání mi dává větší smysl než poznámka v kontaktu, že už někdo DIČ kontroloval.

U zboží ponechte k dispozici doklady o přepravě, u služby připravte popis toho, co dodáváte a komu. Finanční správa ve svých informacích k DPH rozlišuje dodání zboží podle § 64 a služby podle § 9 odst. 1, včetně jejich vykazování. Podklady mají účetní pomoci posoudit právě váš případ.

Pokud VIES kvůli výpadku neodpověděl, evidujte kontrolu jako nedokončenou, a až dotaz zopakujete, doplňte jeho výsledek. Technickou chybu nemá smysl označovat stejným stavem jako potvrzenou platnost DIČ.

Lze ve VIES hledat podle názvu nebo zpětně?

VIES slouží ke kontrole předloženého čísla. DIČ podle názvu firmy v něm nenajdete a omezení má i ověřování starších registrací, jehož hranice popisuje Finanční správa v pokynech zveřejněných 20. 12. 2022 společně s hranicemi dotazů na úřad.

Najdu DIČ jen podle názvu a adresy?

Ne. Podle Finanční správy nelze DIČ vyhledávat podle jména a adresy, takže zákazníka požádejte o jeho číslo a to zkontrolujte. Ani přesně opsaný název firmy tento krok nenahradí.

Ověří mi úřad registraci k datu staré faktury?

U telefonických a e-mailových dotazů Finanční správa ověřuje registraci ke dni dotazu a zpětnou kontrolu připouští jen v odůvodněných výjimkách. S tím, že si chybějící záznam kdykoli vyžádáte dodatečně, proto nepočítejte.

Před první fakturou firmě z EU bych tedy zkontroloval předložené DIČ a uložil odpověď k objednávce. Daňový režim pak proberte s účetní podle toho, co dodáváte. Zastavilo vás konkrétní hlášení VIES? Napište mi jeho znění bez údajů zákazníka; podle něj můžu návod zpřesnit.